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ホーム > ワンポイント講座 > 第142回 パスワードを使ってファイルを保護しよう!

ワンポイント講座 第142回

         

本日の講座内容

パスワードを使ってファイルを保護しよう!

吹き出し1

パスワードを付けてExcelファイルを保護しましょう。
今回は、読み取りパスワードの設定と、シートの保護をご紹介します。

※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における商標または登録商標です。

見出し1

他人に閲覧されたくないファイルには、読み取りパスワードを設定して、ファイルを保護しましょう。

パスワード無しでは、ファイルを開くことができないため、勝手に閲覧される心配がなく安心です。


読み取りパスワード

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読み取りパスワードを設定します。

[ファイル]タブをクリックし、バックステージビューを表示します。


手順1
次へ

バックステージビューの[ブックの保護]を選択し、メニューを表示します。
ここから[パスワードを使用して暗号化]をクリックします。


手順2
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[ドキュメントの暗号化]画面が表示されます。
任意でパスワードを決め、入力し、[OK]をクリックします。

次に、[パスワードの確認]画面が表示されます。
ここでは、先ほど決めたパスワードを再入力し、[OK]をクリックします。

■パスワード忘れに注意!

設定したパスワードを忘れると、ファイルを開くことが出来なくなります。
大文字と小文字も区別されるため、設定したパスワードは控えておくことをお勧めします。


手順3
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ブックの保護が黄色く色づけされます。
パスワードの設定が完了しました。


手順4

見出し2

パスワードのかかったファイルを開きます。

保存されたファイルを開くと、パスワード入力画面が表示されます。

正しくパスワードを入力すると、ファイルが開きます。

手順5

見出し3

読み取りパスワードを解除します

バックステージビューの[ブックの保護]をクリックし、[ドキュメントの暗号化]画面を表示します。パスワード欄には、すでにパスワードが入力されています。
入力されているパスワードを削除し、[OK]をクリックすると解除されます。

手順6

吹き出し2

見出し4

シートの保護は、ワークシート内で入力できるセルや実行できる操作を制限する機能です。

シートの保護を行うことで、他人が誤って数式やデータを変更してしまうことを防ぎます。
ここでは、一部編集を許可するセルを設け、[シートの保護]を設定してみましょう。

常に、編集の必要なセルがある場合に利用すると便利です。

まず、編集を許可するセルに対して
[セルのロック]を解除します。

シートの保護

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■セルのロック?

通常、全てのセルは[セルのロック]が掛っている状態です。
[シートの保護]は、ロックの掛っているセルのみ有効になります。

今回は、一部編集を許可するセルを設けることから、あらかじめ、対象となるセルに対して[セルのロック]を解除しておく必要があります。

[セルのロック]が解除された部分は、[シートの保護]を設定しても編集が可能になります。

手順1

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■セルのロックを解除する

まず、編集を許可するセルを範囲選択します。

範囲選択する箇所が離れている場合には、 1つ目の範囲選択を行った後、[Ctrlキー]を押しながら2つ目の範囲を選択すると、離れた場所でも同時に選択することができます。

右図の場合、以下のような操作になります。

1、B4~B18セルをドラック操作で範囲選択
2、[Ctrlキー]を押しながらE4~E18をドラッグ操作で範囲選択

手順2

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範囲選択後、[セルのロック]を解除します。

[ホーム]タブの[書式]ボタンをクリックし、[セルのロック]を選択します。
[セルのロック]は通常で有効になっているため、鍵マークに薄い緑の枠が付いています。

手順3

[セルのロック]を解除すると、右図のような表示に、鍵マークが変化します。
編集を許可するセルに対して[セルのロック]が解除されました。

次に、[シートの保護]を設定します。

手順4

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■シートの保護を設定する

[シートの保護]を設定します。

[校閲]タブから[シートの保護]をクリックします。

手順5

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[シートの保護]画面が表示されます。

[シートとロックされたセルの内容を保護する]には、初期値でチェックが入っています。 変更は不要です。

[シートの保護を解除するパスワード]では、 保護を解除する際のパスワード決め、入力します。

次に、[このシートのすべてのユーザーに許可する操作]を選択します。
[シートの保護]では、さまざまな操作が行えなくなるため、保護された状態でも、許可する操作があれば任意でチェックを付けます。

最後に[OK]をクリックします。

[パスワードの確認]画面が表示されます。 [シートの保護を解除するパスワード]で決めたパスワードを再度入力し、[OK]をクリックします。 [シートの保護]が設定できました。

手順6

見出し5

■ロックされているセルへの変更

ロックされているセルへ入力をしようとすると、以下のようなメッセージが表示され、編集できません。
セル内の数式やデータを削除される心配がありません。

手順7

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■ロックの解除されたセルへの変更

ロックの解除されているセルでは、セル内の内容を編集することが可能です。

手順8

見出し6

シートの保護を解除します。

[校閲]タブから[シート保護の解除]を選択し、[シート保護の解除]画面を表示します。
パスワードの入力が求められます。
設定したパスワードを入力し、[OK]をクリックすると[シートの保護]が解除されます。

手順9
吹き出し3
 

ワンポイントキーワード

知っておきたいキーワードや用語を解説します。

書き込みパスワード

パスワードでファイルを保護する方法には、読み取りパスワードのほかに、
上書き保存からファイルを守る、書き込みパスワードの設定があります。
書き込みパスワードは、「ファイルの内容は確認してほしいが、内容を書き換えられては困る!」
といった場合に利用します。

書き込みパスワードの設定されたファイルでは、パスワードを解除しない限り、
上書き保存を行うことができません。
そのため、勝手にファイルの内容を書き換えられる心配が無く安心です。

<書き込みパスワードの設定>

key1

バックステージビューの[名前を付けて保存]を選択します。
保存場所をコンピューターにし、[参照]を選択します。

key2

[名前を付けて保存]の画面が表示されます。
画面下方の[ツール]をクリックし、[全般オプション]を選択します。

key3

[全般オプション]画面が表示されます。
ここで、[書き込みパスワード]に任意で決めたパスワード入力し、[OK]をクリックします。

パスワードの確認画面が表示されます。
先ほど入力したパスワードを再入力し、[OK]をクリックします。

key4

ファイル名や保存場所を確認し、[保存]をクリックします。
以上で、設定完了です。

書き込みパスワードを確認するには、一度ファイルを閉じてから確認します。

<書き込みパスワードを確認する>

key5

保存されたファイルを開くと、パスワードを求める画面が表示されます。
パスワードを入力し、[OK]をクリックすることで編集が可能になります。

編集を行わない場合は、パスワードを入力せずに[読み取り専用]ボタンをクリックすることで、
ファイルの内容を確認できます。
[読み取り専用]の状態となるため、上書き保存を行うことはできません。
※[名前を付けて保存]は可能です。

<書き込みパスワードを解除する>

key2

パスワードの解除は、再度[名前を付けて保存]の画面から行います。
バックステージビューから[名前を付けて保存]を選択し、[参照]を選択します。

[名前を付けて保存]画面で[ツール]→[全般オプション]とクリックします。

key6

[書き込みパスワード]に表示されたパスワードを削除し、[OK]をクリックします。
再度[名前を付けて保存]の画面が表示されるため、ファイル名、保存先に間違いがないことを確認し、
[保存]ボタンをクリックします。
[全般オプション]では、読み取りパスワードもあわせて設定することができます。

大事なファイルはパスワードで保護しましょう!

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